Lleoliad:
Ystafell Bwyllgora 1 - y Senedd
Dyddiad: Dydd Iau, 9 Gorffennaf 2015
Amser: 15:15-16:45
|
Categori |
Enwau |
|
Aelodau: |
Keith Baldwin Eric Gregory (Cadeirydd) Hugh Widdis David Melding AC, y Dirprwy Lywydd |
|
Swyddogion: |
Claire Clancy, Prif Weithredwr a Chlerc a Swyddog Cyfrifyddu Dave Tosh, Cyfarwyddwr Adnoddau Gareth Watts, Pennaeth Archwilio Mewnol Nicola Callow, Cyfarwyddwr Cyllid Ann-Marie Harkin, Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) Matthew Coe, Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) Kathryn Hughes, Clerc y Pwyllgor Buddug Saer, Dirprwy Glerc y Pwyllgor |
|
Ymddiheuriadau: |
Angela Burns (Aelod Cynulliad a Chomisiynydd) |
1.0 Eitem 1 – Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datgan buddiannau
1.1 Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod gan ddiolch iddynt am eu hymrwymiad a'u hyblygrwydd. Dywedodd y byddai'n hoffi adolygu’r broses o ran Adroddiad Blynyddol/Datganiad Cyfrifon 2014-15 a bydd yn cytuno ar y dull o wneud hynny gyda Claire Clancy a Nicola Callow.
Camau gweithredu
- Eric, Claire a Nicola i gytuno ar ddull o adolygu'r broses o ran Adroddiad Blynyddol/Datganiad Cyfrifon 2014-15
1.2 Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.
2.0 Eitem 2 - Cofnodion a materion sy’n codi
ACARAC (29) Papur 1 - Cofnodion y cyfarfod ar 8 Mehefin 2015
ACARAC (29) Papur 2 – Crynodeb o’r camau gweithredu
2.1 Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 8 Mehefin 2015.
2.2 Rhannu gwybodaeth am dwyll (cam gweithredu 6.4) - cytunodd SAC i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r bwrdd ar yr adeg briodol.
2.3 Symleiddio strwythur y cyfrifon (cam gweithredu 7.2) - gofynnodd y Cadeirydd a ellid ystyried hyn cyn gynted â phosibl.
2.4 Rôl a chyfrifoldebau’r Uwch-Swyddog Cyfrifol ar gyfer y Pumed Cynulliad (cam gweithredu 10.2) - cadarnhaodd Claire fod hyn wedi’i baratoi.
2.5 Rhoddodd Dave Tosh y newyddion diweddaraf i'r pwyllgor am yr adolygiad cynhwysfawr diweddar o gofrestr risg gorfforaethol y Comisiwn gan y Bwrdd Rheoli. Mae nifer o risgiau newydd wedi’u nodi ac maent yn cael eu cofnodi'n llawn.
2.6 Cadarnhaodd Claire fod nifer o risgiau posibl eraill wedi’u trafod hefyd. Fodd bynnag, roedd y Bwrdd wedi cytuno, gan fod ganddo hyder yn y rheolaethau sydd ar waith i reoli'r rhain drwy gynllunio’n effeithiol a darparu amcanion lefel gwasanaeth, nad oedd angen eu cofnodi ar y gofrestr risg gorfforaethol. Byddai hynny’n helpu i sicrhau ffocws ar y risgiau hynny a oedd yn peri’r pryder mwyaf i’r Bwrdd Rheoli.
Busnes y Pwyllgor
3.0 Eitem 3 - Trafodaeth agored ynghylch blaenraglen waith y Pwyllgor
ACARAC (29) Papur 5 - Y flaenraglen waith
3.1 Croesawodd y Cadeirydd y sylwadau a oedd wedi dod i law ynghylch y flaenraglen waith a dywedodd y byddai'n gweithio gyda'r tîm clercio i sicrhau bod eitemau ar yr agenda yn parhau i gael eu trefnu’n unol â digwyddiadau allweddol a’u bod yn cael eu gwasgaru mor deg â phosibl.
3.2 Byddai fersiwn wedi'i diweddaru yn cael ei dosbarthu i bob aelod cyn cael ei chyhoeddi ar dudalennau’r pwyllgor ar y wê.
Camau gweithredu
- Kathryn Hughes i ddosbarthu’r flaenraglen waith derfynol i aelodau'r pwyllgor.
4.0 Eitem 4 - Papur i'w nodi ac unrhyw fater arall
Rhestr wirio cydymffurfiaeth
ACARAC (29) Papur 6 - rhestr wirio cydymffurfiaeth i'r rhai sy'n gyfrifol am lywodraethu
ACARAC (29) Papur 7 - rhestr wirio cydymffurfiaeth i'r rhai sy'n gyfrifol am reoli
4.1 Cyflwynodd Ann-Marie Harkin yr eitem ar y rhestr wirio cydymffurfiaeth, sef rhestr yr oedd Swyddfa Archwilio Genedlaethol Cymru a Lloegr wedi argymell y dylid ei defnyddio. Roedd SAC yn ddiolchgar am ymateb prydlon y pwyllgor ac am fod y rhestr wirio cydymffurfiaeth wedi’i chymeradwyo’n brydlon. Mae’n bosibl y caiff y rhestr ei chyflwyno mewn fformat gwahanol maes o law, ond mae wedi cael ei hychwanegu at y flaenraglen waith a gaiff ei hystyried ar adeg briodol y flwyddyn nesaf.
4.2 Holodd y Cadeirydd am y term a ddefnyddir i ddisgrifio’r pwyllgor, sef y 'rhai sy'n gyfrifol am lywodraethu', gan atgoffa SAC mai rôl gynghori oedd gan y pwyllgor.
4.3 Cadarnhaodd SAC y byddai hynny’n cael ei gywiro yn y dyfodol.
Crynodeb Ymadawiadau
ACARAC (29) Papur 8 - Crynodeb Ymadawiadau
4.4 Nododd y Pwyllgor un achos o ymadael â'r gweithdrefnau caffael arferol.
Trefniadau Llywodraethu’r Comisiwn
5.0 Eitem 5 - Adroddiad Blynyddol a Datganiad Cyfrifon
ACARAC (29) Papur 3 - Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon - papur eglurhaol
ACARAC (29) Papur 3 - Adroddiad Blynyddol a Chyfrifon
5.1 Cyflwynodd Claire yr Adroddiad Blynyddol, a oedd yn cyflwyno naratif cywir a chryf o'r gwaith a gyflwynwyd gan Gomisiwn y Cynulliad yn 2014-15 yn ei barn hi.
5.2 Cytunodd y pwyllgor fod hwn yn ddogfen drawiadol a chafodd Claire a'i thîm eu canmol am eu gwaith caled wrth lunio adroddiad mor gynhwysfawr.
5.3 Cyflwynodd Nicola y Datganiad Cyfrifon a chadarnhaodd fod y ffigwr alldro terfynol wedi cynyddu £2000 i £64,000, sy’n gyfwerth â thanwariant o 0.1%.
5.4 Roedd y camau a gymerwyd o ran yr holl newidiadau a sylwadau a awgrymwyd gan ACARAC a SAC mewn perthynas â Defnyddio Adnoddau’n Ddoeth a'r Datganiad Cyfrifon wedi’u rhestru fesul eitem er mwyn darparu trywydd archwilio llawn.
5.5 Daeth y pwyllgor â'r rhan hon o'r cyfarfod i ben drwy argymell i'r Swyddog Cyfrifyddu y dylai lofnodi’r cyfrifon. Nododd y Cadeirydd y byddai unrhyw ganfyddiadau archwilio pellach yn cael eu cynnwys yn y Llythyr Rheoli a gaiff ei ddosbarthu dros yr haf.
Camau gweithredu
- Cadarnhaodd Nicola y byddai'n dosbarthu’r Llythyr Rheoli i aelodau'r pwyllgor yn ystod yr haf.
Archwilio Allanol
6.0 Eitem 6 - Adroddiad ar ISA 260 2014-15 (yn cynnwys Treuliau'r Aelodau)
ACARAC (29) Papur 4 – Adroddiad ISA 260 2013-14
6.1 Cyflwynodd Ann-Marie adroddiad ar Safon Archwilio Ryngwladol (ISA) 260. Cadarnhaodd eu bod wedi cael yr holl ddogfennau gan Gomisiwn y Cynulliad ar amser a rhoddodd ddiolch i dîm Nicola am eu cymorth. Dywedodd wrth y pwyllgor fod y cyfrifon yn ddiduedd, yn deg ac yn glir. Dyma’r prif bwyntiau a nodwyd:
· Newid yn y polisi cyfrifyddu ar gyfer asedau TGCh. Mae SAC yn dal o'r farn bod y newid o ran trin asedau TGCh yn gyfystyr â newid i’r polisi cyfrifyddu, sy’n golygu bod angen addasiad blwyddyn flaenorol. Mae’r tîm rheoli o’r farn nad oes angen addasiad cyfnod blaenorol, yn unol ag ISA8.
· Darpariaethau dadfeiliad ar gyfer eiddo ar brydles.
· Cyfraniadau pensiwn staff cymorth Aelodau'r Cynulliad.
· Cyfrifyddu a chostau Aelodau'r Cynulliad – cronni gwyliau staff cymorth.
6.2 Diolchodd y Cadeirydd i SAC am dynnu sylw at y pwyntiau hyn. O ran y pwynt cyntaf, cytunodd y Pwyllgor nad yw’r newid o ran trin asedau TGCh yn gyfystyr â newid i’r polisi cyfrifyddu ac roedd yn fodlon i’r cyfrifon aros yr un fath.
6.3 O ran y pwynt ynghylch dadfeiliad, rhoddodd Nicola ragor o wybodaeth i ategu barn y rheolwyr, gan gadarnhau bod y tîm Rheoli Ystadau a Chyfleusterau wedi llunio rhaglen cynnal a chadw 10 mlynedd dreigl ar gyfer Tŷ Hywel a bod y dyraniad ar gyfer gwelliannau mewn cyllidebau cyfredol ac yn y dyfodol yn parhau i fod yn addas. Er mwyn rhoi sicrwydd ychwanegol, byddai Nicola yn ystyried awgrym SAC o gael barn annibynnol ar gyflwr a gofynion cynnal a chadw Tŷ Hywel. Roedd y pwyllgor yn cefnogi penderfyniad y rheolwyr.
6.4 O ran cyfraniadau pensiwn, rhoddodd Nicola wybod i’r pwyllgor y byddai trafodaethau pellach yn cael eu cynnal â'r Bwrdd Taliadau i sicrhau bod yr effaith yn sgil aberthu cyflog staff cymorth yn glir. Câi’r adroddiad ar ISA 260 ei ddiwygio i ddangos mai i Aelodau'r Cynulliad, ac nid Comisiwn y Cynulliad, y talwyd yr ad-daliad gan CThEM. Roedd y pwyllgor yn cefnogi penderfyniad y rheolwyr.
6.5 O ran y pwynt olaf ynghylch cyfrifyddu a chostau Aelodau'r Cynulliad, dywedodd SAC fod eu hymholiadau hyd yma yn golygu nad oeddent yn gallu ffurfio barn glir ynghylch a fyddai’n briodol i staff cymorth allu cronni gwyliau nad oeddent wedi’u defnyddio. Gan nad oedd y symiau o dan sylw yn berthnasol, dywedodd SAC y byddai’n derbyn y drefn gyfredol ac yn ymdrin yn llawn â’r mater yn 2015-16. Roedd aelodau'r pwyllgor yn cefnogi’r penderfyniad hwn. Gan ymateb i ymholiad gan un o aelodau'r pwyllgor, dywedodd SAC nad oedd modd cadarnhau a fyddai angen addasiad ôl-weithredol pan fyddai’r driniaeth gyfrifyddu yn gwneud hyn oll yn glir, ond byddai’n sicrhau bod yn cael ei ddiweddaru’n gyson.
6.6 Cadarnhaodd SAC mai dim ond y Swyddog Cyfrifyddu a ddylai lofnodi’r Llythyr o Gynrychiolaeth, ac nid ACARAC hefyd.
6.7 Diolchodd y Cadeirydd i SAC am y cyflwyniad ar ISA 260, ac anogwyd Nicola, ei thîm a SAC i adolygu’r broses archwilio ar gyfer 2014-15 er mwyn osgoi’r hyn a arweiniodd at oedi.
Camau gweithredu
- Nicola i ystyried cael barn annibynnol ar ddadfeiliadau posibl o ran eiddo ar brydles.
- Nicola i weithio gyda SAC i gytuno ar y driniaeth gyfrifyddu o ran costau Aelodau Cynulliad.
Disgwylir i'r cyfarfod nesaf gael ei gynnal ar 16 Tachwedd 2015.